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Covid-19 & Mariages : Guide de survie en milieu « hostile »

M8TE - Guide du report de Mariage - Coronavirus - Covid-19

2020, année noire et encore incertaine, marque un tournant majeur dans notre approche des événements et de notre vision globale de l’organisation événementielle. En raison des contraintes liées au coronavirus qui ne cesse de ravager la planète, ce sont des millions d’événements, du plus simple regroupement familial aux festivals internationaux , qui sont annulés ou en suspens.
Le mariage est évidemment l’un des secteurs les plus touchés et aussi l’un des plus moralement dur à annuler.
Comment gérer au mieux l’annulation et le report de son mariage ? voici quelques conseils qui je l’espère vous aideront.

Le Mariage, un secteur en crise profonde

Le secteur du mariage est le plus important de l’événementiel privé représentant, selon les analyses des dernières années, un marché entre 3 et 5 milliards d’euros en France, avec plus de 230 000 mariages réalisées sur le sol français.
Du DJ au fleuriste, du traiteur aux loueurs de salles, des photographes au vidéastes, de l’habillement nuptial à la joaillerie ou encore aux wedding-planners… c’est toute une industrie qui subit les foudres de la crise du coronavirus.
Lorsque l’on sait que le mariage c’est à la fois un regroupement familial et d’amis au sein d’une même salle, un service de restauration au plus près des convives et une soirée dansante où les invités s’étreignent et font ensemble la fête, on comprend dès lors que toute mesure de distanciation sociale sera tout bonnement incompatible et fera des dégâts considérables dans l’industrie, avec son lot de dommages collatéraux.
La situation actuelle, encore floue (et qui sera très probablement précisée ces prochaines semaines) sur les conditions de déroulement des événements privés comme publics amène son lot d’incertitudes sur la possibilité de se regrouper.
Combien de personnes maxi ? Quels lieux ? Quels secteurs ? Qui sera concerné ? Qu’aura-t-on le droit de faire ou de ne pas faire ? …autant de questions auxquelles les acteurs de l’événementiel attendent des réponses précises. (nb : cet article sera édité dans les semaines à venir selon ces mêmes réponses)
A l’heure actuelle, tous les mariages et pacs sont suspendus, y compris en mairie, et seuls deux cas de figures exceptionnels sont autorisés en comité restreint:
– Lien matrimonial lié à une urgence (cas d’une personne qui souhaite par exemple se marier avant de mourir)
– Lien matrimonial lié à un départ militaire en mission (pour tous les militaires qui doivent partir sur des opérations)

Hormis ces cas et dans l’attente d’une amélioration sanitaire, de nombreux mariages sont donc contraints et forcés d’être annulés et reportés pour la quasi majorité d’entre eux.

Surmonter psychologiquement le report de mariage

M8TE - Coronavirus & Mariage - Deuil psychologique à surmonter
Reporter son mariage – une épreuve psychologique … surmontable !

Quand on passe autant de temps à vouloir faire de ce jour le plus beau de sa vie, parfois des mois entiers voire des années à préparer avec soin son événement, et qu’à l’aube de ce jour on se retrouve contraint de l’annuler, nul doute que les conséquences psychologiques sont fortes.
« Ma grand-mère est malade, j’ai peur de ne pas faire mon mariage à temps au cas où elle viendrait à nous quitter »
« J’ai déjà envoyé les faire-parts, je vais devoir en re-commander et les expédier à nouveau »
« J’ai des amis qui doivent venir de l’étranger mais ne pourront être présents, bloqués chez eux »
« Je voulais me marier en 2020 car cette année était un nombre symbolique et important pour moi »
« Mon prestataire ne veut pas me rendre l’acompte si j’annule mon mariage »
….autant de questions qui vous martèlent l’esprit et peuvent raisonner différemment selon vos conditions de confinement, et votre degré d’implication dans l’organisation de votre mariage.

1er conseil: Re-la-ti-vi-sez !
Partant du principe que tout le monde est dans le même bateau, il est bien plus facile d’accepter l’annulation et de se dire que ce n’est pas seulement SON mariage qui est touché par la situation, mais celui de toutes les personnes dans le monde entier. Soyez-en sûrs: l’amour véritable peut attendre quelques mois supplémentaires.

2nd conseil: Acceptez le report et faites le deuil de votre date en allant de l’avant.
Lors des mariages, on réfléchit souvent à un plan B au cas où il pleuvrait et que le cocktail de l’extérieur doive se faire à l’intérieur par exemple. Il arrive malheureusement pour d’autres raisons (décès, maladie …) que l’on soit amené à réfléchir à un plan B non pas pour le cocktail mais pour le mariage entier. (Pour l’anecdote, ma mère a du décaler son mariage après avoir attrapé la rougeole, et s’est finalement mariée quelques mois plus tard, le jour de l’anniversaire de mon père )
Evidemment, on idéalise toujours son mariage en espérant qu’il se déroulera comme on le souhaite et comme on l’a imaginé, mais un peu de rationalité et de rigueur sont de mise.

Prévoyez TOUJOURS une 2ème possibilité pour être préparé(e)(s) en cas de report forcé.
Vous avez déjà fait graver les bagues à la date de l’événement malheureusement annulé ? Pas de panique, on peut dé-graver et re-graver d’autres dates sur les alliances plutôt que d’en racheter !
A chaque problème sa solution, mais parfois il vaut mieux attendre davantage que de trop anticiper. Prudence est mère de sûreté.

3ème conseil: Choisissez avec soin vos prestataires
Cela peut paraitre anecdotique lorsque l’on en parle et pourtant, choisir un prestataire de confiance se révèle être un véritable soulagement dans cette crise que nous connaissons, vous permettant ainsi de limiter les contraintes psychologiques liées aux conditions de report.
Dans ce cas de figure, le côté financier ne doit pas être un poids, car vous avez la loi de votre côté.
En effet, dès lors que votre mariage a été signé en amont de l’épidémie, désormais considérée comme un cas de force majeure, vous n’êtes plus obligé(e)(s) auprès de vos prestataires.
Vous pouvez donc jouer la carte du report aux conditions énoncées dans le contrat (ce qui est le cas chez M8TE) ou demander le remboursement intégral des sommes versées, dès lors que le contrat le stipule lors d’un cas de force majeure (et bien sûr sauf conditions contraires mentionnées).

Reporter son mariage dans les meilleures conditions

M8TE - Reporter son mariage - Difficile mais pas impossible !
Positiver est la clé pour réussir le report de son mariage

Souvent, les mariés me disent que c’est la course en last-minute, qu’ils n’ont pas eu autant de temps qu’ils le souhaitaient, qu’ils ont hâte de dépasser la date du mariage pour enfin souffler, et s’ajoutent ainsi un stress conséquent qui ne leur permet pas toujours de profiter pleinement le jour J.
Voyez donc cette situation comme un soulagement: reporter vous permettra de revenir à l’essentiel, de comprendre ce qui est important pour vous, de qui vous souhaitez être entourés, dans quelles conditions précises vous souhaitez que votre mariage se déroule et d’avoir davantage de temps pour surmonter les dernières épreuves de l’organisation.
Vous n’avez pas eu assez de temps pour tel ou tel rendez-vous en amont ? Votre côté perfectionniste ne vous a pas laissé de répit pour gérer au mieux les derniers petits détails ? alors prenez ce petit sursis comme une bénédiction: il vous reste du temps et vous allez pouvoir souffler un peu et peaufiner votre mariage !

Voici quelques conseils pour organiser le report de votre mariage dans les conditions les plus sereines.
(NB: Je parle là de l’organisation « festive » de votre mariage. J’ai volontairement omis le côté administratif (mariage en mairie) et cultuel (mariage religieux) dans ce guide)

Partez également du principe qu’il vaut mieux reporter un mariage plus tard dans le temps que de façon trop précipitée (de nombreux mariages par exemple ont été reportés d’Avril à Juin, et devront être à nouveau reportés)
Prévoyez donc des délais « raisonnables » de report, selon les conditions sanitaires et les décisions gouvernementales prises dans le pays où se réalisera la prestation, et en fonction de l’évolution de la situation)

1ère étape : Réfléchir et ne pas se précipiter malgré la pression
Le Lieu
La première des contraintes est celle du lieu, dans lequel une fois sur deux, le traiteur est également associé.
C’est LA priorité numéro 1 car du lieu dépendent de nombreux points: l’accueil des convives, la décoration, la thématique, l’ambiance générale, la technique du prestataire DJ (son / éclairage …) , ou d’autres détails comme la possibilité de réaliser un cocktail en extérieur, la présence d’un abri en cas de pluie etc…
Voyez donc en priorité avec le lieu quelles sont les dates possibles de report.
Le lieu vous fera alors des propositions mais attention à nouveau à ne pas vous précipiter et choisir une date trop proche, ni une date par défaut qui ne vous conviendrait pas.
Cette date doit être recoupée avec la disponibilité de vos principaux prestataires, et la possibilité de vos invités de se libérer pour votre événement (même si malheureusement, il est fort probable que tous ne puissent être présents sur cette nouvelle date).
Si la date proposée ne vous convient pas, n’ayez pas peur de décaler à beaucoup plus tard, voire à l’année suivante, pour être sûr(e)(s) de bénéficier d’un jour qui coïncidera pour tout le monde.
De nombreux mariages se font désormais en hiver, car le côté cosy et montagnard de certains hôtels (comme l’Hôtel partenaire les 5 Frères à Val d’Isère, ou l’Arboisie à Megève ) offre un cadre chaleureux et très apprécié donnant un tout autre charme aux événements. Certes il fait moins chaud pour le cocktail, mais l’ambiance hivernale avec ses torches extérieures, la décoration type chalet et le manteau neigeux rendent les photos inoubliables.

ATTENTION:
Ayez en tête également que le lieu reçoit de nombreux couples comme vous, et qu’il n’est pas possible de reporter les dates à l’infini. Eux aussi ont des contraintes, de nombreux autres clients, et les dates reportées vont créer un embouteillage dans le planning, s’ajoutant aux dates calées depuis longtemps.
Demandez au lieu de vous proposer au moins deux dates que vous pourrez soumettre à vos prestataires, et choisissez celle qui engendrera le moins de contraintes pour vous comme pour eux.
Dans le cas seulement où le lieu ne serait pas aussi souple dans ses propositions, vous imposerait une date qui ne vous conviendrait pas, ou à laquelle la majorité de vos prestataires ne seront pas disponibles, réfléchissez à un changement.
Dans le cas de location d’une salle des fêtes « communale », pensez à vous rapprocher de la Mairie qui pourra vous en dire plus sur les conditions d’organisation au sein de sa commune.

A savoir si vous souhaitez changer de lieu :
> La pandémie de COVID-19 est considérée comme un cas de force majeure (Article 1218 – Alinéa 1er du Code Civil) et bien que le dialogue et le report soient à privilégier, AUCUN loueur de salle n’a le droit de retenir votre argent (sauf si la mention contraire est explicitement notifiée dans le contrat qui vous lie) .
Vous pouvez donc demander un remboursement intégral de la somme.
> Les autres lieux que vous pourrez contacter connaîtront très certainement la même problématique. Le lieu d’origine restera donc beaucoup moins contraignant, et beaucoup plus simple pour tous au niveau logistique (sans compter toutes les modifications qui en découlent !)
> Si vous passez par un wedding-planner, il est de sa responsabilité de gérer les reports et la discussion sur les conditions avec les prestataires, tout en vous en tenant informé(e)(s).
> Pour les prestataires dont l’activité s’adapte au lieu (technique sonorisation / éclairage pour le DJ ou les groupes live, compositions florales pour le fleuriste etc..) sachez également que le changement d’endroit peut avoir une incidence (à la hausse comme à la baisse), sur le coût de leurs prestations. (Rajout ou suppression de matériel, décoration supplémentaire à faire etc…)

– Les Prestataires
Soyez là aussi conscients qu’il n’est pas toujours possible d’avoir TOUS vos prestataires disponibles à la nouvelle date.
L’idéal est d’en avoir un maximum de disponibles évidemment mais eux aussi ont d’autres contrats, et ne peuvent reporter sur des événements déjà calés.
Certains prestataires comme M8TE garantissent la présence des artistes dans leur contrat.
L’avantage d’une agence est de garantir le remplacement du prestataire DJ, ou d’un artiste quelqu’il soit, en proposant un profil similaire et tout aussi compétent si l’artiste et déjà engagé ou n’est plus disponible à la date du report choisie par les mariés.
Pensez tout de même à demander un avenant de contrat à tous vos prestataires afin qu’ils puissent proposer à nouveau leurs services (et des services identiques si le lieu est conservé, ou adaptés si le lieu est modifié), afin d’être sûr(e)(s) que la nouvelle date soit prise en compte, et que les prestations commandées soit bien reportées à la nouvelle date choisie.
Si vous laissez passer la date de votre mariage et que vous n’avez rien modifié entre temps, la prestation pourrait être considérée comme livrée et donc non remboursable. Soyez vigilant(e)(s) sur ce point !
En cas de modifications matérielles liées au changement de lieu, pensez également à demander une nouvelle facture correspondant aux prestations réelles qui seront fournies dans ce nouveau lieu (le coût supplémentaire devra y apparaître clairement en cas d’ajout de prestations ou de technique. En revanche, si le changement de lieu, ou la diminution du nombre de convives implique de revoir à la baisse le montant de la facture, vous pourrez également demander à bénéficier d’un geste commercial, ou d’un remboursement des prestations devenues obsolètes.

– Le Traiteur
Quand il n’est pas rattaché au lieu, le traiteur en tant que prestataire externe est lui aussi fortement touché par les conditions sanitaires notamment de service de l’alimentation, ou de cuisine.
Veillez à discuter avec votre traiteur de toutes les normes sanitaires en vigueur au moment de votre événement.
En cas de limitation imposée du nombre de convives, là encore cela rentre dans un cas de force majeure et votre traiteur ne pourra vous demander de régler pour 100 convives si le seuil est limité à 50 convives.
Ces conditions précises doivent être détaillées dans le contrat et discutées en amont avec celui-ci.

IMPORTANT A SAVOIR:
Tout prestataire contractant le Covid-19 rentre lui aussi dans le cadre d’un cas de force majeure et n’est donc pas tenu de réaliser la prestation.
Demandez donc à TOUS vos prestataires des garanties de remplacement en cas de contamination.

2ème étape : Refaire un point global avec tous les acteurs de votre événement
Si vous avez fait appel à un wedding-planner, cette étape sera facilitée.
Dans le cas contraire, reprenez contact avec chacun de vos prestataires une fois la nouvelle date fixée.
Demandez-leur les modifications liées à la nouvelle date (avenants de contrats, nouvelles factures …) et assurez vous que les prestations pourront être reportées exactement dans les mêmes conditions, ou de leur demander d’en apporter les modifications si tel n’est pas le cas.
(Pas besoin de revenir en détails dessus, j’ai déjà évoqué ces points dans la 1ère étape)

3ème étape : Prévenir sa famille et ses invités
Le choix de la date de report, à échéance plus ou moins longue, est elle aussi décisive dans la présence ou non de vos convives. Entre contraintes liées au coronavirus, et contraintes personnelles géographiques ou professionnelles, votre mariage peut significativement changer de physionomie, et en voir le nombre d’invités chuter drastiquement, entrainant d’autres modifications prestataires (réduction du nombre de repas à prévoir, décoration florale revue à la baisse, technique de sonorisation et lumière réduite etc…)
Dans le cas des mariages « mixtes » qui rassemblent dans un même événement des personnes de nationalités différentes venant des quatre coins du globe, chaque pays d’origine des convives est plus ou moins touché par la pandémie et les règles ne sont donc pas les mêmes pour tous.
Actuellement, tous les vols extra-européens sont suspendus jusqu’à nouvel ordre, et beaucoup de familles sont donc concernées par l’interdiction de rentrer en Europe.
Les vols européens eux aussi, selon les pays et la gravité des situations (comme l’Espagne ou l’Italie par exemple), continuent de fermer leurs frontières, ou imposent une « quartorzaine » obligatoire à l’entrée de leur territoire, compliquant encore davantage les choses.
Il est fort probable que vos amis proches, témoins, ou parents qui vivent en dehors ne puissent donc pas se joindre à vous pour la célébration, et manquent malgré eux, (et à votre grand regret), le rendez-vous.
Dès lors, le choix d’une date décalée à l’année suivante prend tout son sens: laisser davantage de temps aux convives pour s’organiser, attendre une évolution favorable de la situation et une reprise normale du traffic aérien …
Côté mariés, beaucoup de paramètres interviennent aussi dans le choix de la date, entre des échéances légales et administratives à respecter, des craintes liées à l’âge ou la santé des proches, l’arrivée d’un enfant … et certains revoient aussi leurs exigences à la baisse en décidant malgré tout de s’unir rapidement, en comité restreint, décalant ainsi la fête à plus tard.
Cette décision seule vous appartient, en fonction de vos souhaits et convictions.
N’oubliez pas cependant que le virus n’est à ce jour toujours pas vaincu, et que la même situation, voire pire, pourrait perdurer dans les années à venir.

4ème et dernière étape : souffler et positiver
Certes, il reste encore quelques petits détails à régler, mais vous avez passé le haut de la vague, et il est maintenant temps de revenir dans des eaux calmes.
Soyez attentifs à l’évolution de la situation, les décisions du gouvernement liées à l’évolution ou à la régression de la pandémie, informez-vous et surtout entretenez le contact avec vos prestataires. Ils sont dans le même cas que vous mais eux aussi doivent positiver pour vous accompagner au mieux jusqu’à la date de l’événement.
Il est également le temps de faire quelques mises à jour: bagues, faire-parts (pourquoi pas virtuels cette fois-ci pour limiter les coûts et sauver des arbres), mise à jour de votre site / blog de mariage, ajustement de la robe de mariée ou du smoking après confinement (private joke 😉 ) …

Comment appréhender son futur mariage face au Coronavirus ?

M8TE - Coronavirus & Mariage : S'adapter au futur
Comment prévoir un futur incertain ?

Les lois changent et s’adaptent en fonction de la situation, et l’avenir est incertain. Le virus sera-t-il contenu ? enrayé ? supprimé ? à ce stade personne ne le sait et bien malin celui qui pourra prédire l’avenir.
Alors qu’en est-il de l’impact visible sur les événements à venir ?
La Distanciation sociale
La distanciation pourrait éventuellement être appliquée avec des personnes avec qui l’on a aucune affinité, mais est clairement impensable dans un cercle amical, familial, ou même professionnel ou le terme de « team building » perdrait tout son sens.
L’appliquer, soyons honnêtes, est utopique et plutôt drôle si l’on y réfléchit en termes de calcul.
Prenons l’exemple d’un mariage classique de 100 personnes, devant respecter les distances de sécurité préconisées d’1m50 minimum.
Il faudrait des tables d’environ 3,2m de diamètre pour 10 personnes.
Sur 2 rangées de 5tables dans une salle rectiligne, avec une distance de 2m entre chaque table pour la distance de sécurité et le passage du service, on occuperait donc une largeur de 8,2m sur une longueur de 22m, soit 180 m2.
Autant vous dire que de nombreux lieux d’exploitation ne pourraient accueillir ce nombre de personnes sous ces conditions, alors qu’ils le pourraient en temps normal.
Quant à la piste de danse, adieu les traditionnelles danses à deux ou le légendaire « Lac du Connemara » bras de dessus, bras dessous.
– Le Port du Masque obligatoire
Imaginez un cocktail petits fours / champagne … avec port du masque.
1ère étape: enlever le masque / 2ème étape : boire une gorgée / 3ème étape : remettre le masque / 4ème étape : renlever le masque / 5ème étape : manger ce délicieux tempura de crevettes / 6ème étape : remettre le masque ….
bon, pas besoin de vous l’expliquer en détails, le scénario n’est pas crédible, et encore moins pendant le repas.
La photo de groupe masquée pourrait pourtant devenir la norme, alors j’ai une pensée spéciale pour le photographe qui sera obligé d’utiliser son hyper grand-angle pour rentrer tout le monde sur la photo si les distances de sécurité sont respectés !
Le Gel Hydro-alcoolique
Probablement la seule méthode encore envisageable, entre deux poignées de mains ou deux pas de danses rock’n’roll.
Pourquoi ne pas le relancer sous la forme de rince-doigts à table ?

En conclusion:
Il est très difficile de dire quelles décisions seront prises dans le futur par les gouvernements, comment le virus évoluera, et si les événements, publics comme privés, seront réalisables dans les conditions d’avant.
Des normes et modèles que l’on n’avait pas remis en cause jusqu’ici sont aujourd’hui totalement repensés (télétravail, communication vidéo…)
Le propre d’un mariage reste pourtant le contact entouré de sa famille et ses amis, et il est moralement inacceptable de penser faire une croix sur les célébrations de mariages telles qu’on a les connues jusqu’ici.
Les choses peuvent encore évoluer, fort heureusement et je l’espère, dans le bon sens, avec un retour à la normale dans le futur.
Quand ? L’avenir nous le dira, mais ne perdons pas espoir, comme on le sait: l’amour triomphe toujours !

Bon courage dans le report de votre mariage et vos futurs événements, et au plaisir de vous faire danser … le plus vite possible !

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